Projektbilaga till PUB-avtalet (standard)

Så här ser projektbilagan ut med standardvalen. Den gäller tillsammans med vårt PUB-avtal för alla projekt där inte en projektspecifik projektbilaga har upprättats. Rutorna med ☒ är standardvalen, ☐ är val som kan göras i en projektspecifik projektbilaga.

Projektbilaga till Research Automators PUB-avtal. Den anger föremålet för behandlingen, varaktigheten, ändamålet och typerna av personuppgifter i de projekt där RA behandlar personuppgifter. Alternativ markerade (standard) gäller i Projektbilaga – standard; en projektspecifik projektbilaga kan ange andra val.

Parter

Projektbilaga till Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Research Automators Sweden AB (RA) och företaget nedan (nedan kallad Personuppgiftsansvarig).

Vilken projektbilaga

• ☒ Projektbilaga – standard (standard): gäller alla projekt där Personuppgiftsansvarig efterfrågat undersökningstjänster eller support i SaaS-tjänsten från RA och som initieras genom accept av offert, och däri referens till PUB-avtalet, och där inte en projektspecifik projektbilaga upprättats av Personuppgiftsansvarig och kvitterats av RA.
• ☐ Projektbilaga – projektspecifik: avser endast projektet nedan.

Kontakt för ovan angivet projekt:

Varför behövs en projektbilaga?

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträdet har enligt GDPR, artikel 28.3 ett gemensamt ansvar för att personuppgiftsbiträdet vid behandlingen av personuppgifterna följer de instruktioner den personuppgiftsansvarige lämnat i avtalsform enligt nästa stycke.

”När uppgifter behandlas av ett personuppgiftsbiträde ska hanteringen regleras genom ett avtal” … ”som är bindande för personuppgiftsbiträdet med avseende på den personuppgiftsansvarige” och i vilken anges:

• föremålet för behandlingen,
• behandlingens varaktighet,
• art och ändamål,
• typen av personuppgifter och kategorier av registrerade.

Föremålet för behandlingen

T ex kort beskrivning av populationen.

• ☒ Olika populationer som via enkätformulär tillfrågas om åsikter, attityder och erfarenheter i egenskap av kund/brukare, medarbetare eller samhällsmedborgare (standard)
• ☐ Behandling av ”särskilda kategorier av personuppgifter” enligt artikel 9 i gällande dataskyddslagstiftning. (Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, m.m.)
• ☒ Datainsamling om olika objekt (andra än personer), t ex bostadshus, anslutningspunkter i nät, butiksfilialer (standard)
• ☐ Annat föremål för behandlingen enligt nedan:

Behandlingens varaktighet

Personuppgifter ska rensas av RA senast 3 månader efter det att undersökningen avslutats och alla undersökningsresultat levererats. (Standard: 3 månader.)

Ändamål med insamling/behandling av personuppgifter

Avser datahanteringen mellan RA och Personuppgiftsansvarig.

• ☒ Import av personuppgifter för utskick av inbjudningar, påminnelser, resultat till undersökningens population och/eller rapportmottagare av undersökningens resultat. (standard)
• ☒ Lagring av svar från respondenter samt aggregeringar av svar och importerade bakgrundsvariabler med nedbrytningar för framställning av rapporter utan direkt utpekande av enskild individ i rapporteringen. (standard)
• ☐ Redovisning och analys av enskilda svar kopplade till individ med profilering¹ av individer för beslutsunderlag angående behandling eller utvärdering av enskilda individer. Notera, att Personuppgiftsansvarige i dessa fall har en specifik informationsplikt till respondenterna enligt GDPR. RA medverkar inte i utförandet av den informationsplikten.
• ☐ Annat ändamål:

¹ ”Profilering” (automatisk behandling av personuppgifter med bedömning av personliga aspekter rörande en fysisk person, särskilt för att analysera eller förutse aspekter avseende den registrerades arbetsprestation, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser eller intressen, pålitlighet eller beteende, vistelseort eller förflyttningar).

Typer av personuppgifter och kategorier av registrerade

Avser vilka typer av personuppgifter som Research Automators kommer behandla i projektet.

• ☒ Personuppgifter för tilltänkta respondenter utan direkt identifierande uppgifter men eventuellt med indirekt (via pseudonymisering) identifierande uppgifter, som inte kan översättas till identifierande uppgifter enbart med hjälp av uppgifter som lämnats till RA, t ex panelmedlemmar. (standard)
• ☒ Personuppgifter avseende respondenter (standard)
• ☐ Behandlingen kan komma att omfatta ”särskilda kategorier av personuppgifter” enligt artikel 9 i gällande dataskyddslagstiftning.²
• ☒ Personuppgifter för tilltänkta rapportmottagare eller aktörer i fältarbetet (t. ex. intervjupersonal, telefonpåminnelser) för en undersökning. (standard)
• ☐ Behandlingen kan komma att avse barn under 16 år (tillåten endast om och i den mån den Personuppgiftsansvarige tillser att samtycke ges eller godkänns av den person som har föräldraansvar för barnet).

² Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Får RA för Personuppgiftsansvarig tillgängliggöra svar på individnivå kopplade till personuppgift?

Ett av alternativen:

• ☒ Ja, för alla respondenter (standard)
• ☐ Ja, för respondenter som uttryckligen godkänt detta
• ☐ Nej

Skriv eventuell kommentar nedan:

AI-funktioner

I vår plattform har vi möjlighet att använda AI-funktioner som bygger på integration mot OpenAI, t ex översättningar och analys av fritextsvar och sammanställd data. Användning av dessa funktioner kan innebära överföring av personuppgifter till OpenAI i följande fall:

• AI-analys av fritextsvar som innehåller personnamn
• rapporter med nedbrytning efter t ex chefens namn
• översättning av enkät-texter som innehåller personuppgifter

Via denna länk är det möjligt att ta del av OpenAI:s DPA: https://openai.com/policies/data-processing-addendum

Via denna länk finns ytterligare material om hur företaget hanterar frågor kring sekretess och säkerhet: https://openai.com/policies

Användning av AI-funktioner tillåts:

• ☒ Ja (standard)
• ☐ Nej

Särskilda instruktioner – utöver biträdesavtalet – gällande hanteringen av personuppgifter som Personuppgiftsansvarig lämnat i samband med beställningen

Skriftliga tilläggsinstruktioner gällande hanteringen av personuppgifterna kan Personuppgiftsansvarig komma att göra vid senare tillfällen.

Underskrifter